Uma das grandes dores de cabeça dos gestores de TI de qualquer empresa, seja ela de pequeno ou grande porte, é com o uso indevido do correio eletrônico e do acesso à internet pela rede corporativa.

Além de toda a questão da segurança, o problema é que a maioria dos funcionários que tem acesso a internet passa, em média, três horas por dia em sites de relacionamento, checando emails pessoais, fazendo pesquisa de produtos ou conversando (MSN) com amigos.

A Smart Solutions, empresa que desde 1998 atua no mercado de consultoria, fez um levantamento e o resultado é preocupante. A partir de um cálculo simples, usando, por exemplo, uma empresa de pequeno porte com dez funcionários, com uma média salarial de R$ 1 mil, foi possível calcular o prejuízo com a falta de produtividade de cada funcionário que passa seu tempo na internet resolvendo assuntos pessoais.

O funcionário que tem salário de R$ 1 mil por mês, recebe R$ 33,33 por dia e R$ 4,16 por hora. Sabendo que ele perde, em média, três horas por dia na internet com assuntos extra-profissionais, a empresa tem um prejuízo aproximado de R$ 275 por mês com cada funcionário. Isso equivale a uma perda de R$ 33 mil por ano do investimento salarial.

Demanda. Sérgio Mancera Jr, diretor da empresa, diz que desde 1998 já havia demanda por soluções para controle de navegação. Com o avanço da internet, a empresa desenvolveu a solução Smart Manager, que consegue dar total controle ao gestor da empresa para ter parâmetros de análise sobre a produção efetiva dentro da empresa. "O sistema monitora e gerencia tudo o que acontece dentro da rede da sua empresa, trazendo controle, pois com as informações certas, podem-se tomar as atitudes adequadas para mudar o quadro de desperdício de tempo", diz Mancera.

Com o Smart Manager instalado nas empresas, é possível, por exemplo, verificar o que os funcionários estão conversando no MSN em tempo real, além de ter disponíveis relatórios e gráficos de cada acesso dos usuários.

Outras funcionalidades da ferramenta são bloquear o uso geral ou individual do MSN, delimitar com quem seu funcionário poderá conversar em sua lista de contatos, gerar relatórios, bloquear e liberar o acesso por horário, IP, ou por domínio, ter um servidor de conversas local, bloquear e liberar funções individuais, e também versões específicas do MSN (6.0, 7.0, etc.), aviso opcional de monitoramento das mensagens aos usuários internos e acesso a visualização do estado por interface web (ocupado, online, etc).

"E não é apenas a questão da falta de produtividade que preocupa os gestores. A segurança da informação é um ponto chave dentro das empresas. Infelizmente constamos que é muito comum, por exemplo, uma pessoa do departamento comercial passar informações sobre uma concorrência para uma determinada empresa, de modo a que ela ganhe o contrato. São inúmeras as fraudes possíveis dentro de uma empresa em diversos setores e se o gestor não tiver controle sobre o tráfego de emails, envio de arquivos anexados e de informações, a chance de que ocorram problemas é muito grande".

O custo de implantação da solução Smart Manager é um ponto forte da empresa. "Enquanto uma solução da Microsoft, Cisco ou Check Point chega a custar US$ 50 mil para 200 pontos, a nossa solução tem um custo de R$ 10 mil, é totalmente customizável e muito simples de instalar, o que é um atrativo muito grande para o segmento SMB".

Outro modelo de negócio da empresa é a locação por máquina, que faz com que o custo seja para R$ 380 mensais para 100 máquinas, com o sistema instalado no servidor da empresa, também inteiramente adaptada aos parâmetros de segurança determinados pelo gestor.

Implantação. Sobre a implantação do sistema, Mancera diz que existem duas formas. Na primeira, o controle é feito inicialmente de forma transparente, sem conhecimento dos funcionários, de modo a que a diretoria tenha acesso a relatórios com todo o uso da rede. "Neste tipo de implantação, já vimos até casos de demissão após a geração dos primeiros relatórios e, numa empresa, a fraude detectada era tão grande que foi preciso até a contratação de investigadores externos".

A outra forma é o treinamento anterior de todos os funcionários em relação às novas políticas de acesso e de segurança. "A maneira de implantar depende da percepção dos gestores, se há alguma desconfiança. Mas, no geral, o intuito não é punir, é verificar os métodos de trabalho, como as ferramentas estão sendo usadas e como melhorar a produtividade".

A instalação do sistema, segundo Mancera, é extremamente simples, e não requer conhecimentos avançados. "Em 15 minutos é possível colocar a solução no servidor do cliente, com o CD de auto-instalação. Antes disso, nós passamos um tempo na empresa entendendo as suas políticas de segurança e também sugerindo boas práticas de mercado. Com esses dados, implementamos as regras na solução. Novas regras que se façam necessárias com o decorrer do tempo podem facilmente ser acrescentadas pelo próprio administrador ou remotamente pela nossa equipe. Mas a idéia é que depois de instalar a gente não aparece nem para tomar café".

Para 2009, Mancera não espera grandes mudanças para o seu negócio. "Nosso foco é o mercado SMB, até 250 usuários, e este mercado tende a crescer com criatividade em momentos de crise, buscando novos nichos. Já o segmento enterprise está muito ligado ao dólar, e pode sofrer um impacto maior. Para o próximo ano, vamos investir nos canais de distribuição e buscar novos mercados".

Principais funções

Controle de usuários
O Smart Manager permite o gerenciamento do uso da internet através do bloqueio de websites, definição de horários, protocolos e controle de banda. O Smart Manager; também produz relatórios de uso da internet por usuário que podem ser consultados através da interface web do produto.

Controle de MSN
Gerenciamento total do MSN, bloqueando por horário, autorizando ou não o usuário a falar com determinadas pessoas da sua lista de contatos, bloqueio de winks, transferência de arquivos ou fotos, entre outros. Relatórios completos sobre toda a conversa, tanto para mensagens enviadas, como para recebidas.

Servidor
O Smart Manager é um servidor totalmente desenvolvido para gerenciar sua rede interna e otimizar seu acesso a internet, disponibilizando os principais recursos, dentre eles: firewall, servidor de correio eletrônico (email), servidor web, servidor DNS, servidor FTP e servidor Proxy.

Servidor web
Hospeda o site da sua empresa sem nenhum custo adicional e garante segurança total de que sua página estará acessível aos clientes.

Relatórios
Com o Smart Manager, pode-se obter diversos relatórios sobre o que o usuário está fazendo dentro da empresa, como relatórios das conversações de MSN, de sites e links acessados, entre outras opções.

Getmail
Através do Getmail, pode-se redirecionar email"s existentes em outro provedor fazendo com que os mesmos sejam inseridos na conta do usuário Smart Manager.

Email (regras de entrada e saída)
Pode-se através dessas regras, redirecionar a entrada e saída de email"s de forma personalizada, encaminhando ou rejeitando as respectivas mensagens para usuários diferentes. Bloqueios por extensões de anexo, remetente ou destinatário.

Backup
A partir de qualquer computador com acesso a internet, é possível criar e restaurar cópias de segurança de todos os dados do servidor Smart Manager.

Veículo: Jornal do Commercio - RJ