Ferramenta é considerada improdutiva e foco de desorganização; companhias buscam meios para melhorar comunicação

Redes sociais e sistemas que organizam as tarefas em fluxogramas são algumas das soluções encontradas

Quando Thierry Breton, presidente-executivo da Atos, disse que a companhia de informática proibiria o uso do e-mail interno a partir de 2014, ele causou comoção na mídia. A ideia foi definida como "ousada" e "estúpida" ou mesmo fadada ao fracasso. Mas o fato é que várias empresas vêm abandonando o e-mail para contato interno.

Ter mensagens rastreadas é revés da ferramenta. Exemplo disso é o inquérito do comitê Leveson sobre ética na imprensa. Tornou-se crucial para a investigação saber se James Murdoch, presidente do conselho da News International, leu um e-mail sobre o alcance das escutas de celulares feitos pela empresa.

Já funcionários do governo dos EUA evitam o e-mail para tratar de assuntos delicados. O conteúdo pode ser revelado recorrendo-se à Lei de Liberdade de Informação.

REDE SOCIAL

Para muitas empresas, porém, reduzir o uso do e-mail ocorre, pois ele é tido como ineficiente. "É preciso vasculhar muitos documentos, e as coisas se perdem com facilidade", diz Leerom Segal, presidente-executivo da Klick, companhia canadense de marketing digital.

Com mais de 200 funcionários, a Klick só usa o e-mail para falar com clientes. Todo o contato interno passa pelo Genome, um sistema criado para monitorar tarefas em um fluxograma. Dado o bom funcionamento do sistema, a Klick vem sendo procurada por clientes querendo instalá-lo.

Outras empresas, como a companhia de serviços de informática Capgemini, optaram por redes sociais como o Yammer para substituir certas funções do e-mail.

A empresa diz ter reduzido o tráfego interno de e-mail em 40% nos 18 meses de uso.

Essa alternativa se tornou atrativa, porque coloca o usuário no controle das informações. Em vez de mensagens lotando as caixas de entrada, os funcionários assinam grupos e tópicos de interesse.

Para Andy Mulholland, vice-presidente de tecnologia da Capgemini, o e-mail funciona mal para pessoas que trabalham em funções não estruturadas, como engenheiros encarregados da área de informática. "Fazem uma pergunta para a qual você não sabe a resposta. Por isso, você envia e-mails a todo mundo. De 20 pessoas, 19 perdem tempo. A 20ª oferece meia resposta", diz. Uma rede social, nesse caso, oferece respostas mais rápidas.

Aconteceu com um engenheiro que achou um erro em um código de programação. Ele postou a questão no Yammer e recebeu uma resposta de um colega que não conhecia -de um setor, aliás, que também não sabia existir.

Outras empresas somente reduzem o uso da ferramenta. A Intel criou as "sextas-feiras sem e-mail", encorajando o uso do telefone ou mesmo as conversas presenciais.

SOBRECARGA

O e-mail se tornou símbolo de estresse para os funcionários, segundo estudo publicado há alguns meses pela revista acadêmica de gestão "Organization Science".

As companhias enfrentam sobrecarga de e-mails, diz Monica Seely, autora do livro "Brilliant Email". "Por ano, perdem até 20 dias de trabalho por funcionário, devido ao uso incorreto do e-mail." Os executivos da Atos gastam de 5 a 25 horas semanais com e-mails, estima Breton.

Seely diz que as pessoas recebem mais de cem e-mails por dia e ficam pressionadas a respondê-los rapidamente.

Menos e-mails podem cortar gastos, diz Mulholland. Como os trabalhadores leem muitos e-mails em celulares, com planos de dados caros, reduzir o volume significa custos mais baixos, afirma.

Segal diz que o fim do e-mail foi crucial para o crescimento da Klick. "Desde 1997, tivemos alta de 30% na lucratividade. Atribuímos parte disso ao Genome. Permite respondermos mais rápido. Os clientes percebem."

No entanto, abandonar o e-mail não é fácil, diz. Novos funcionários levam meses para aprender a usar o Genome.

A onda de não usar e-mail é forte apenas no setor de tecnologia e em empresas menores, diz Aditya Johri, professor da Universidade de Tecnologia da Virgínia.

As rede sociais não resolverão sozinhas a sobrecarga de informação e gestão de tempo, diz Seely. "Já não administramos o e-mail, agora adicionamos a mídia social."

A Klick, a Atos e a Capgemini usam o e-mail só para se comunicar com pessoas de fora da empresa. No entanto, o e-mail, dizem especialistas, persistirá por muitos anos.



Veículo: Folha de S.Paulo