A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos é uma realidade para grande parte das empresas brasileiras. Diante deste cenário, novas necessidades começaram a surgir. Uma delas é o gerenciamento desses documentos dentro da empresa, sejam Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e) ou Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e).

Antes, na época em que os documentos eram apenas em papéis, havia dificuldades como altos custos para o armazenamento e riscos de extravio. Agora, este trabalho ficou mais simples, com redução da burocracia e dos custos. No entanto, apenas empresas bem preparadas se beneficiarão dessas mudanças, uma vez que toda a tramitação de documentos fiscais entre as empresas é fiscalizada eletronicamente pelas administrações tributárias em todas as esferas.

"A legislação em vigor estabelece, por exemplo, que o receptor da NF-e verifique a legitimidade da mesma, sob pena do co-responsabilidade tributária caso não o faça, entre outras obrigações. Para evitar esse tipo de problema futuro e guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, é preciso analisar as necessidades da empresa e buscar alternativas que as atendam", explica o sócio da G2KA Sistemas, Maicon Klug.

Segundo Klug, uma maneira de facilitar esse processo é através do e-Doc, um software que trabalha no recebimento, armazenamento e validação de documentos eletrônicos de forma dinâmica. Entre os benefícios da utilização desse sistema, destacam-se a recepção automática de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa e a validação junto aos órgãos autorizadores (Sefaz), verificando se o documento recebido está mesmo autorizado. "Somente documentos autorizados são considerados válidos e, assim, suas informações passam a ser armazenados de forma segura. Esta guarda está determinada em lei e os contribuintes precisam disponibilizar os arquivos aos clientes compradores ou tomadores de serviços, caso uma auditoria seja necessária."

O e-Doc permite a integração com softwares de gestão empresarial (também conhecidos como ERP), disponibilizando informações para que seja feita a entrada no sistema de gestão. O e-Doc facilita a recepção, armazenamento e validação dos documentos, executando os processos sem a intervenção manual de usuários. Esta automatização reduz tempo em atividades operacionais e gera tempo para a tomada de decisões gerenciais.

O sistema monitora um endereço de e-mail e verifica a chegada das mensagens. Sempre que for identificado um documento fiscal eletrônico anexo, automaticamente, ele faz o download desse conteúdo e salva os arquivos em um banco de dados. Ele também verifica se algum documento foi cancelado, efetuando novas consultas por um período de até sete dias.

"A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos certamente diminuiu muitas ‘dores de cabeça’ dos empresários. Porém, se as informações não forem gerenciadas de forma correta, poderão, certamente, criar outras tantas", finaliza.


Veículo: Diário do Comércio - MG