O Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) vai analisar a necessidade de alteração da norma do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que orienta os tribunais na gestão do volume de papel, provas e demais documentos pertencentes a processos e documentos administrativos da Justiça. A decisão foi aprovada por unanimidade pelo Plenário do Conselho Nacional de Justiça na 30ª sessão extraordinária, realizada na última terça-feira (4/10).

O Relator do Pedido de Providências 0002832-45.2014.2.00.0000, Conselheiro Luiz Allemand, acompanhará o cumprimento da determinação do CNJ junto ao Comitê do Proname. Instituído pela primeira vez em 2009, o Comitê é responsável por acompanhar a gestão documental no Judiciário e propor diretrizes e instruções para conciliar a preservação de documentos de valor histórico e a liberação de prédios públicos em que estão arquivados processos findos. O Comitê participou da elaboração da Recomendação CNJ n. 37/2011 e do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. O normativo e a publicação propõem mais racionalidade à administração de atos processuais para economizar recursos públicos atualmente destinados à guarda desnecessária de processos.

A revisão das regras de gestão documental na Justiça foi um complemento ao julgamento de solicitação feita pelo Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP). A Corte paulista queria ser autorizada a decidir sobre a melhor destinação do acervo de processos findos atualmente sob sua guarda. Com 83 milhões de processos arquivados a um custo anual de R$ 39,3 milhões, o tribunal pretendia realizar um chamamento público para passar a responsabilidade pela guarda dos processos a universidades, institutos históricos, arquivos públicos, organizações não governamentais e às partes interessadas. Seguindo o voto do conselheiro relator, Luiz Allemand, no entanto, o Plenário do Conselho julgou improcedente o pedido do TJSP.

“A solução alvitrada pelo TJSP antecipa a última das etapas do processo de avaliação de documentos judiciais, mas sem a realização de qualquer tipo de triagem prévia, o que contraria as diretrizes do Proname. As comissões permanentes de avaliação documental, de composição multidisciplinar, são responsáveis pela orientação e realização do processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada na instituição, identificando, definindo e zelando pela aplicação e critérios de valor secundário dos documentos e analisando e aprovando os editais de eliminação daqueles não revestidos deste valor”, afirmou em seu voto o conselheiro-relator.

Procedimentos – De acordo com a Recomendação CNJ n. 37/2011, todo documento oficial do Judiciário deve cumprir um ciclo que começa no momento em que é produzido, inclui o tempo de guarda obrigatória ou descarte final, para reciclagem. O fluxo completo dos documentos compreende a classificação, a observação de prazos previstos nas tabelas de temporalidade do CNJ, a transferência, o recolhimento, a avaliação e a destinação final (reciclagem). 

Vista – No voto-vista que apresentou na sessão de terça-feira (4/10), o conselheiro Bruno Ronchetti sugeriu a revisão da Recomendação CNJ n. 37/2011 pelo comitê do Proname. Entre as justificativas oferecidas estão o enorme volume processual, a idade de boa parte do acervo, a necessidade de se preservar a história da Justiça brasileira e o alto custo de armazenamento desse arquivo para o Judiciário.

“Me parece que demanda uma análise mais aprofundada do CNJ, sobretudo na orientação disposta no parágrafo 3º da alínea "h" do item III da Recomendação CNJ n. 37/2011, a fim de possibilitar uma gestão documental e administrativa mais eficiente, racional e menos onerosa, possibilitando aos tribunais, ao final, que as vultosas quantias hoje destinadas à manutenção desses processos em arquivo físico sejam direcionadas, por exemplo, para o suprimento dos inúmeros cargos vagos de juízes e servidores e ao melhor aparelhamento do Poder Judiciário, de forma a contribuir com a obtenção de uma prestação jurisdicional mais célere em benefício do cidadão”, afirmou Ronchetti.

Comitê – A última composição do Comitê do Proname data de setembro de 2015 e abarca os responsáveis pela gestão de documentos dos vários segmentos do Poder Judiciário – trabalhista, estadual, federal, eleitoral, conselhos – e de um representante do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

Manuel Carlos Montenegro

Fonte: Agência CNJ de Notícias (06.10.2016)