Localizado desde 1995 em galpões no Ipiranga, o Arquivo custa aos cofres do Tribunal R$ 15,9 milhões ao ano. Ainda não há data fechada para o início da transferência

O Tribunal de Justiça de São Paulo (TJ-SP) vai transferir os 9,5 milhões de processos da capital arquivados em galpões no bairro do Ipiranga, na zona sul da capital paulista, para Jundiaí, no interior do Estado. Localizado desde 1995 em galpões no Ipiranga, o Arquivo custa aos cofres do Tribunal R$ 15,9 milhões ao ano - sendo R$ 8,4 milhões somente com a locação do imóvel. Um parecer técnico elaborado pela instituição calcula que, com a mudança, haja redução anual de 47,8% nas despesas da instituição. 

Ainda não há data fechada para o início da transferência. Segundo o presidente do TJSP, o desembargador Manoel Calças, não há data para começar, mas a transferência é prevista para este ano. O TJSP está em processo de contratação da empresa que fará o transporte. A operação vai durar 120 dias e serão necessárias 500 viagens de carreta para a conclusão.

Em Jundiaí e Jarinu, estão outros 95 milhões de processos referentes às comarcas do interior. O local é administrado por uma empresa particular, que deverá ser também a responsável pelos outros 9,5 milhões de processos que chegarão do Ipiranga. Ao todo, trabalham no Arquivo localizado no Ipiranga 30 servidores - que após a mudança de endereço serão realocados para outros cargos no TJ internamente -, além de 145 funcionários terceirizados, que podem ser dispensados pela empresa contratada.

Os números impressionam. Um dos motivos para o tamanho do Arquivo é que os processos estão todos impressos, e não digitalizados. Os processos que estão hoje no Ipiranga são armazenados em caixas de papelão, à semelhança de pastas, enfileirados em longas estantes espalhadas entre dois galpões. A maioria diz respeito a processos das Varas da Família. Cada caixa comporta em média 10 processos, a depender do volume.

"A demanda da Vara da Família é a maior. É um tipo de processo que tem maior movimentação do que os processos cíveis", explica Luciana Pires, coordenadora de Gestão Contratual. "E também no setor de consulta os processos de família são os que as pessoas mais pedem o desarquivamento."

Alguns processos estão em estado de deterioração em função do tempo. É o caso do mais antigo processo armazenado no Arquivo: o testamento do padre Marcelo de Almeida Ramos, datado de 1767. As páginas não podem sair de dentro de um plástico porque o papel vai se desmanchar. Além disso, outra razão para explicar os números do Arquivo é uma norma do Tribunal conhecida como "temporalidade", que determina que nenhum processo anterior a 1940 seja descartado. Há pelo menos 50 mil processos considerados de guarda permanente.

A capacidade total de armazenamento do Arquivo no Ipiranga é de 11 milhões de processos. São recebidos diariamente mil processos. Por dia, de acordo com Luciana, são analisados 1,2 mil processos para dar início ao processo de eliminação.  Esse trâmite envolve publicação no Diário da Justiça para que as partes se manifestem sobre o interesse de retirar ou não os volumes do processo. Caso não haja manifestação em até 45 dias da publicação, os processos são triturados.

Luciana diz que somente entre janeiro e março foram descartados 30 mil. "É muita coisa, ainda mais se considerarmos que em 10 anos haviam sido eliminados 100 mil processos", diz ela. Desses, aproximadamente 800 tiveram manifestação de interesse por alguma das partes interessadas. Essa triagem dos processos descartados é feita hoje por 50 estagiários de História e Direito, que de manhã e à tarde realizam o trabalho manual de análise de cada processo.

"Com a mudança, a gestão do Arquivo do Tribunal será unificada. Vamos ter somente um contrato", explica o vice-presidente do TJSP e presidente da Comissão de Arquivo, Memória e Gestão Documental, Artur Marques Filho. Na prática, a ideia da Presidência do TJSP é otimizar o trabalho manual realizado hoje por funcionários públicos do Tribunal. "A manutenção será da empresa, e não mais do Tribunal. E os recursos economizados serão aplicados pelo Tribunal na atividade-fim, em julgamentos e conciliações".

Segundo Marques Filho, hoje a empresa que mantém o Arquivo em Jarinu e Jundiaí não tem como responsabilidade a separação manual de processos para descarte, mas o contrato deverá prever essa cláusula. "Não temo escala no descarte. A empresa vai ajudar a triar. Hoje ela não tem como escopo isso. Mas a ideia é que comece a descartar processos com o tempo", explica.

Reserva técnica

Além do setor dos processos de guarda permanente, que datam do intervalo entre 1873 - primeiro ano de funcionamento do TJS -) e 1940, uma das áreas separados do Arquivo é a reserva técnica. Cerca de mil processos de relevância histórica são armazenados em um espaço com ventiladores e climatizadores. Na sala, uma das estantes está esvaziada. Quando chove muito, as gotas escorrem pela parte e podem danificar. Então, as funcionárias preferem manter vazia a estante onde a parede com infiltração está.

Ali estão processos famosos, como do Monstro do Morumbi, do Edifício Joelma, da Marquesa de Santos, do Massacre do Carandiru, do Monstro da Alba, do Jorge Farah. É onde os arquivistas trabalham pela preservação da memória e da história de São Paulo. Também está na sala da reserva técnica o inventário de Peixoto Gomide, datado de 1850, documento considerado histórico pelo TJSP.

O Arquivo, conta Luciana, historicamente é visto de forma pejorativa por colegas de outras áreas do Tribunal. "Quando falei que viria trabalhar na coordenação do Arquivo, me perguntaram: 'O que você fez par ir parar no Arquivo?' Para trabalhar no Arquivo é porque tinha que ter aprontado alguma coisa. Hoje é um pouco menos. Mas internamente, no Tribunal, virou até uma brincadeira. 'Se você não fizer isso, vou te transferir para o Arquivo'", diz a coordenadora de gestão documental.

Juliana Diógenes

Fonte: O Estado de S. Paulo – 03/04/2019.