Tutorial mostra o passo a passo do preenchimento e entrega do documento

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) precisa ser declarada anualmente e tem prazo para ser entregue. Este ano, a data final é 17 de março. Todo mundo que tinha CNPJ ativo na Receita Federal em 2016, era Microempreendedor Individual (MEI) com funcionário ou chegou a contratar algum empregado pelo Cadastro de Empreendedor Individual (CEI) precisa preencher o documento e enviar ao Ministério do Trabalho.  O processo é todo feito pela internet de maneira simples e gratuita.

Todos os documentos necessários para o preenchimento e entrega da RAIS estão disponíveis no site www.rais.gov.br. Basta acessar esse endereço e baixar o programa da declaração, que constam de uma série de formulários com campos a ser preenchidos. Ao final do preenchimento, se todas as informações tiverem sido inseridas corretamente, o próprio programa mostrará as opções para gravação e transmissão dos dados.

Para as pessoas que possuem CNPJ, mas não empregaram ninguém em 2016, o preenchimento da RAIS é a inda mais simples. Nesse caso, basta preencher um documento diretamente no site da RAIS, pelo formulário online RAIS Negativa. 

A RAIS é muito importante para as estatísticas brasileiras. É graças a ela que o governo consegue traçar o perfil das empresas e dos trabalhadores brasileiros. Por isso, a entrega do documento é obrigatória e gera multa a quem descumprir a determinação.

SAIBA MAIS:

Quem precisa declarar:

Quem é obrigado a entregar a declaração da RAIS 2016?

Pessoas com CNPJ ativo na Receita Federal entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2016, com ou sem empregados, são obrigados a entregar a declaração da RAIS. A obrigatoriedade existe mesmo que o CNPJ tenha ficado ativo por apenas um dia durante o período. Se a pessoa não contratou ninguém no período, precisa fazer a declaração da RAIS Negativa.

A exceção é apenas para Microempreendedores Individuais (MEI). O MEI só precisa declarar a RAIS se tiver empregado. Do contrário, ele até pode fazer a declaração da RAIS Negativa, mas não sofrerá nenhuma punição caso não a faça.

Quem tiver CNPJ, mas for empregado de outra empresa?

Precisa fazer a declaração da RAIS normalmente, mesmo que negativa.

Quem não é vinculado ao CNPJ, mas sim ao Cadastro de Empreendedor Individual (CEI)?

Nesse caso, só faz a declaração quem possui empregados. Quem não possui empregado não tem como declarar, pois o sistema bloqueia o envio da declaração.

E quem tiver registro de CNPJ e de CEI, faz como?

São duas declarações diferentes. A do CNPJ é obrigatória mesmo que ele não tenha contratado nenhum empregado em 2016. Já a do CEI, ele fará apenas se tiver contratado empregado. Se ele tiver empregados pelos dois cadastros, fará duas declarações com empregados. No momento em que ele começar a preencher o formulário da RAIS, a primeira informação solicitada no formulário será o número do CNPJ ou do CEI.

Produtores rurais se enquadram em qual categoria?

Geralmente, os produtores rurais têm dois cadastros (CNPJ e CEI). Nesse caso, seguirá as regras descritas na resposta acima.

Como declarar

A declaração só pode ser entregue pela internet ou há uma maneira de entregar esse documento fisicamente?

Apenas pela internet. Pessoas com CNPJ e CEI que possuem empregados, precisam baixar o Programa Gerador de Declaração da RAIS disponível nas versões  para Windows e Linux no site da RAIS. Depois de preencher todos os dados solicitados, deverão gravar e, posteriormente, transmitir os dados ao Ministério do Trabalho, usando a rede de internet. Nas transmissões com até 10 (dez) empregados, é opcional o uso do certificado digital. A partir de onze empregados, a transmissão deverá ser feita usando o certificado digital, que também está disponível no site da RAIS para download.

Caso a declaração seja uma RAIS Negativa, o estabelecimento poderá preencher o documento diretamente no site da RAIS, pelo formulário online RAIS Negativa. A transmissão dos dados, nesse caso, também usa a rede de internet.

Como fazem as empresas que possuem muitos funcionários?

A empresa tem duas opções. Uma delas é preencher manualmente os dados de cada funcionário. A outra é baixar o Layout Arquivo RAIS-2016, que coloca a folha de pagamento do empregado já no formato da declaração da RAIS. Com isso, basta importar os dados. Esse layout também está disponível no site da RAIS.

E quem não fez a declaração da RAIS 2015 ou preencheu alguma parte do documento equivocadamente naquele ano consegue corrigir o problema?

Sim. Na área reservada para baixar o programa de 2016, tem também o GDRAIS Genérico. Ele permite ao empregador fazer as declarações ou correções em declarações anteriores desde o ano de 1976.

Fonte: MTPS (13.02.2017)